Как оценить эффект от внедрения и защитить бюджет на платформу LMS

Вопрос «Как обосновать бюджет на внедрение платформы для онлайн-обучения?» актуален для многих компаний. Поскольку бизнес говорит на языке цифр, важно понимать, какие показатели считать, и как это сделать правильно. В этом внедрение платформы для онлайн-обучения не отличается от других проектов. Его эффективность успешно измеряется с помощью метрик и выражается в конкретных цифрах.

Мы создали инструкцию, которая поможет оценить эффективность обечения, обосновать и получить бюджет на СДО и избежать самых распространённых ошибок.

Что можно перенести в онлайн

В каждой отрасли есть свои процессы, которые можно автоматизировать. В разных сферах они будут различаться, но то, что работает дистанционно у конкурентов из вашей области, с вероятностью 99,9% будет работать и у вас.

Однако есть процессы, которые любой бизнес, независимо от его специфики, может перенести в онлайн. К ним относятся большинство повторяющихся задач, связанных с персоналом и обменом информацией.

Перечислим самые распространённые из этих процессов:

1. Обучение новичков. Этот процесс легко перевести на дистанционную систему. Многие компании проводят онбординг и пребординг в онлайн и начинают обучать новых сотрудников ещё до того, как они выходят на работу.
2. Информационный брифинг. Часто компании работают циклами: выход нового продукта или услуги — донесение до сотрудников информации об особенностях новинки, специфики её продаж, стандартов и условий работы с клиентами — продажи. Чем лучше и быстрее менеджер получит информацию, тем эффективнее он будет продавать. Поэтому полезно автоматизировать, упростить и перевести в онлайн все процессы, связанные с информированием сотрудников о новых товарах и услугах.
3. Оценка и аттестация персонала. Чтобы понимать, каких знаний не хватает сотрудникам, какие обучающие курсы нужно добавить в расписание, кто готов к повышению, а кто, наоборот, тянет компанию вниз, проводят периодическое тестирование. Автоматизировать оценку и аттестацию совсем не сложно. При этом компания не будет тратить время на проведение и проверку тестов и избежит влияния человеческого фактора.
4. Поддержка изменений. Когда в компании происходят перемены, сотрудники могут относится к ним настороженно. Чтобы рассказать людям о том, что происходит и помочь принять новый порядок, удобно пользоваться онлайн-инструментами.
5. Обязательный инструктаж по технике безопасности. Мероприятия, без которых нельзя обойтись, можно автоматизировать. С точки зрения закона онлайн-обучение имеет такую же ценность, что и офлайн-занятия. При этом компания сможет передать сотрудникам важные знания проще и эффективнее.
6. Повышение квалификации и дополнительное обучение. Чтобы закрывать часть позиций с помощью действующих сотрудников компании нужна налаженная система повышения квалификации. Проще и дешевле выстроить её на онлайн-платформе.

Как оценивать эффективность онлайн-обучения

Эффективность удалённого обучения можно посчитать в наглядных и понятных бизнесу метриках. Поскольку для успешной деятельности компании её процессы должны быть настроены на создание прибыли, оценивать результаты от обучения нужно также с точки зрения прибыли или экономии средств.

Метрики, которые не подходят

Не всё можно посчитать. Мы можем быть уверены, что внедрение системы обучения положительно влияет на продажи потому, что хорошо обученный сотрудник продаёт лучше. Однако на сам результат продаж влияет очень много переменных. Поэтому выделить из них составляющую с обучением будет очень сложно. Также с качеством сервиса. Все понимают, что сотрудников нужно учить работать по единым стандартам качества, что это хорошо скажется на репутации бренда и приведёт к экономическому эффекту. Однако посчитать результат за короткий период времени нельзя.

Лучше сразу отказаться от использования таких метрик для расчёта эффективности и аргументации за внедрение платформы для онлайн-обучения и сосредоточиться на тех, которые легко оцифровать.

Метрики, которые работают

Мы предлагаем сконцентрироваться на тех результатах, которые очень просто рассчитать и доказать. Для этого есть четыре эффективных метрики.

• Экономия бюджета на обучение персонала. Чтобы посчитать экономию достаточно сложить все расходы, которых компания избежит при онлайн-обучении. Эти цифры относят к предварительным расчётам, то есть к тем, которые можно сделать до внедрения обучения.
• Эффективность персонала. Её легко подсчитать с помощью пилотных групп для сотрудников с измеримыми бизнес-показателями работы. Например, для работников отдела продаж или клиентских сервисов. Чтобы оценить эффективность, нужно знать количественные результаты сотрудника до начала обучения и после (объём продаж, скорость и время реакции на запрос и т.д.).
• Скорость запуска продукта. Когда компания запускает новый продукт, ей нужно как можно быстрее и точнее передать информацию о нём своим сотрудникам и партнёрам. Чем быстрее пройдёт запуск, тем раньше компания начнёт получать прибыль. С помощью пилота можно рассчитать скорость запуска продукта до и после внедрения онлайн-платформы.
• Скорость онбординга и адаптации линейного персонала. В любой рознице и дистрибуции происходит процесс постоянной ротации персонала. Поэтому важно быстро и с минимальными затратами адаптировать новичков. С помощью пилота легко проверить, сколько денег и времени требовалось на адаптацию до внедрения СДО и сколько — после.

Как рассчитать эффективность

Затраты на адаптацию и обучение сотрудников есть практически у каждой компании. В одних случаях эти расходы запланированы и заложены в бюджет, в других — скрыты, и руководитель не осознаёт, где он теряет деньги. Поэтому, если у компании нет выделенного отдельной строкой бюджета на обучение, это не значит, что она не тратит на это деньги.

Но даже те, кто считают затраты на обучение, часто упускают из вида косвенные и скрытые расходы, а также вменённые издержки. Расскажем об этих статьях подробнее.

Прямые расходы

Это самая понятная статья расходов, так как она прописана в бюджете, посчитана и не вызывает вопросов.

Как правило, к прямым расходам на обучение относятся:

• оплата работы тренеров и наставников, работающих в компании;
• оплата труда внешних тренеров;
• печать раздаточных материалов;
• покупка учебной литературы и курсов;
• расходы на командировки;
• аренда и оформление учебных площадей.

Косвенные расходы

Это средства, которые компания не тратит напрямую на обучение и адаптацию сотрудников. Однако эти расходы всё равно есть и их нужно учитывать. Например, сюда относятся вменённые издержки, когда опытный специалист в своё рабочее время обучает новичка. При этом компания не только тратится на оплату рабочего времени этого сотрудника, но и теряет прибыль, которую он мог бы принести, занимаясь своими прямыми обязанностями.

К косвенным расходам относят:

• оплата времени персонала на обучение новичков;
• вменённые издержки (прибыль, которую компания не получит, пока штатные специалисты занимаются обучением);
• потери от неэффективной работы неадаптированных сотрудников;
• стоимость подбора и адаптации сотрудников;
• оплата работы сотрудников во время их адаптации;
• пост-тренинговая ротация и увольнения персонала.

Скрытые расходы

Это траты и потери компании, которые никто не связывает с процессом обучения. Однако именно налаженные процессы повышения уровня знаний сотрудников помогут снизить потерю денег в этой категории. Например, руководитель много времени тратит на адаптацию новичков и всё это время платит людям зарплату, хотя они ещё не могут работать в полную силу. Сокращение срока адаптации приведёт к сокращению потери средств в этот период.

К косвенным расходам относятся:

• потеря целевого рабочего времени;
• инциденты и нарушения из-за недостаточной проверки компетенции сотрудников;
• низкая эффективность и продуктивность плохо обученных работников.

Как защищать бюджет

Метрики, которые мы описали, делятся на два типа: расчётные (позволяют посчитать эффективность до начала реализации проекта) и пилотные (учитывают показатели, которые нельзя рассчитать предварительно).

С расчётными метриками всё просто. Их можно оценить до начала проекта и положить на стол руководителю в виде понятного и наглядного отчёта. Например, если посчитать все прямые, косвенные и скрытые расходы на занятия в офлайн, можно оценить экономию компании после внедрения системы дистанционного обучения. Однако далеко не все показатели можно рассчитать заранее. Поэтому для расчётов часто используют пилотные метрики.

Пилотные проекты позволяют получить те данные, которые нельзя просчитать заранее. С помощью пилота можно посчитать эффективность работы сотрудников, скорость запуска продукта и затраты на онбординг до и после внедрения обновлений.

Пилот — ограниченный по времени проект, во время которого проверяют гипотезы об экономической целесообразности внедрения новой идеи. Чтобы его результаты получились достоверными, нужна тщательная организация проекта.

Как правило, пилот проводят в виде сплит-теста, в котором участвуют две максимально похожие аудитории, каждая из которых не знает о тестировании. Одну группу сотрудников обучают онлайн, а другую — нет, а затем сравнивают результаты.

Бюджет на пилотный проект для обучения сотрудников складывается из аренды или покупки системы дистанционного обучения (10% средств), внедрения СДО (30% средств) и расчёта недополученной прибыли (60% средств). Поскольку организация пилота требует много времени и сил, в идеале можно не проводить его самостоятельно, а изучить похожий проект компании, которая уже внедрила СДО.

5 советов, как избежать самых распространённых ошибок

Основная сложность при расчёте эффективности обучения — учесть все статьи расходов, в том числе те, которые не отражены в бюджете. Мы составили список советов, которые помогут составить убедительный отчёт для обоснования пользы от внедрения СДО.

1. Переносите в онлайн все повторяющиеся HR- и бизнес-процессы. Это поможет сэкономить время и средства, а также избежать ошибок.
2. Не пытайтесь посчитать всё, даже если эффективность кажется очевидной. Выбирайте простые монетизируемые метрики, о которых мы рассказали в статье.
3. Не забывайте про прямые и косвенные затраты, в том числе, находящиеся в разных бюджетах.
4. Помните, что всегда есть скрытые расходы и не забывайте учитывать их при расчёте бюджета.
5. Считайте расчётные метрики самостоятельно, а пилотные — на основе примеров внедрения коллег из вашей отрасли.